• bezoek ons op adres Leidenlaan 16, 6229EZ MAASTRICHT
  • (+31) (0)43 - 350 21 68
  • info@duroi.am

Waarom werken organisaties met Excel-spreadsheets?

Vandaag de dag is en blijft Microsoft Excel het meest gebruikte en ingeburgerde spreadsheetprogramma. Empirische studies hebben aangetoond dat het aantal Excel-gebruikers wereldwijd meer dan 400 miljoen is en er wordt geschat dat tussen 50 en 80 procent van alle bedrijven nog steeds gebruik maken van ‘op zichzelf-staande’ spreadsheets voor bedrijfs-kritische toepassingen.

excelReden voor het inzetten van Excel-spreadsheets is de onmogelijkheid om met de administratieve systemen gewenste rapportages en analyses te kunnen verrichten. De administratieve systemen focussen zich vooral op het gestructureerd verzamelen van gegevens om daarna informatie via standaardrapportages weer te geven. Daar waar het niveau van de informatievraag uitstijgt boven een eenvoudig rapport, schieten de administratieve systemen veelal te kort. Het bouwen van meer complexe rapportages in de administratieve systemen is wel mogelijk, maar is tijdrovend en duur omdat hiervoor de softwareleverancier moet worden ingeschakeld, ofwel een separate rapportage/analyse-tool moet worden aangeschaft.

Een veel snellere en goedkopere weg is dan ook het downloaden van basisgegevens uit het administratieve systeem naar Excel, om daar de rapportage of analyse uit te voeren. De voordelen van Excel-spreadsheets staan in dit verband niet ter discussie. Hun eenvoud, vermommen een complex instrument, krachtig genoeg om op hoog niveau toepassingen en modellering te kunnen ondersteunen.

Wat wel ter discussie staat is of ze het beste instrument zijn om de zakelijke doelstellingen van een organisatie te ondersteunen.

Veel experts uit de industrie bespotten het gebruik van spreadsheets omdat ze de neiging hebben foutgevoelig te zijn, ze missen het niveau van controle vereist door professionele organisaties en verspillen kostbare tijd en middelen aan onderhoud en alledaagse activiteiten zoals uploaden, downloaden, knippen, plakken en controleren van gegevens.

Wanneer spreadsheets ingezet worden buiten de grenzen van het beoogde gebruik en worden geïmplementeerd als een alomvattende tool binnen een onderneming, dan komen hun tekortkomingen en problemen aan het licht.

De top drie tekortkomingen van Excel

1 - Ze zijn arbeidsintensief: Het uploaden, downloaden, e-mailen, reconciliëren en consolideren zijn maar een paar van de handmatige taken geassocieerd met spreadsheets in het kader van budgettering. Het gebrek aan real-time data-aggregatie, met geen eenvoudige mogelijkheid om scenario's te creëren, betekent dat de financiële afdeling moeizaam en tijdrovende rondes van gegevensverzameling en herstellen van gebroken links moet initiëren, elke keer dat de directie de resultaten van een bijgewerkte veronderstelling of een alternatieve versie wil zien.

2 - Er ontbreekt data-integriteit: De handmatige aard van ‘op zichzelf-staande’ spreadsheets maakt de organisatie kwetsbaar voor problemen met data integriteit. Elke gebruiker is een potentieel risico voor de integriteit van de gegevens. Als de betrouwbaarheid van de data in twijfel gebracht wordt dan is het volledige proces niet meer te vertrouwen.

3 - De modellering is niet schaalbaar: Terwijl spreadsheets robuuste modellen kunnen ondersteunen, zijn ze zwak vanuit een enterprise performance management perspectief. De mogelijkheid om een model uit te rollen op grote schaal over meerdere gebruikers, productcategorieën, productlijnen, business units, enz., inclusief operationele drivers te creëren, is vrijwel onmogelijk. Ondernemingen die ‘op zichzelf-staande’ spreadsheets gebruiken hebben een tendens de modelleringsexercitie om te zetten in slechts een data collectie-exercitie – Hierdoor wordt de waarde en effectiviteit sterk verminderd.

Excel chaos, spreadsheet hel

De tekortkomingen van ‘op zichzelf-staande’ spreadsheets samen met tal van anderen leiden tot wat velen noemen 'Excel chaos' of 'spreadsheet hel'. Dit is een begrip dat een beeld oproept van een groeiend aantal malafide spreadsheets met dubieuze of onvindbare gegevens zonder audit-trail. Ondanks de al maar groeiende ontevredenheid, willen de financiële afdelingen vaak hun geliefde Excel-spreadsheets niet opgeven.

Een uitweg wordt geboden door het gebruik van script-talen die het verwerken van gegevens gestructureerd, beheerst en repeteerbaar mogelijk maken. Er is een breed scala aan scripttalen voorhanden, zowel in de vorm van betaalde, leveranciersgebonden oplossingen, als in de vorm van 'open source' produkten. Beide varianten hebben zo hun voor- en nadelen. Wat ze gemeen hebben is een meer of minder steile leercurve voor nieuwe gebruikers: zij zullen zich de werking van de software en de bijbehorende scripttaal namelijk eigen moeten maken. Is die horde eenmaal genomen, dan kan de hiervoor geschetste 'Excel chaos' of 'spreadsheet hel' worden opgeschoond.

Scriptgebaseerd werken versus werken met spreadsheets

Een belangrijk verschil tussen scriptgebaseerd werken en het werken met spreadsheets, is dat met een script een 'data-analyse-verhaal' kan worden verteld. Onlosmakelijk verbonden aan een script is namelijk dat het van boven naar beneden, stapje-voor-stapje wordt uitgevoerd. Als de scripttaal niet erg ingewikkeld is en de stappen zijn netjes toegelicht, kan zelfs een niet geoefende lezer goed volgen wat er gebeurt. Daar komt bij dat het script herhaaldelijk en stapje-voor-stapje kan worden uitgevoerd. Het verhaal vanuit de ruwe gegevens naar het uiteindelijke eindresultaat kan op die manier op een duidelijke, voor zichzelf sprekende manier worden overgedragen.

Vergelijk dit met Excel: de logica van het model zit opgesloten in een woud van cellen met formules, die via een netwerk van onderlinge relaties, onzichtbaar met elkaar verbonden zijn. Het kijken naar het model verraadt op geen enkele wijze hoe het model in elkaar zit. Invoer van brongegevens, variabelen, calculaties, tussen- en eindresultaten worden door elkaar in één of meer tabbladen gepresenteerd. Het doorgronden van complexe modellen in Excel kan dan ook vele uren kosten. Dit gebrek aan inzicht en transparantie vormt de essentie van de hiervoor genoemde tekortkomingen van Excel.

Hoe kan du ROI helpen?

Al sinds jaar en dag zijn wij actief op het terrein van data-analyse. Zo maken wij verschillende complexe berekeningen en (statistische) kwantitatieve analyses op fiscaal terrein. We beschikken over verschillende scriptgebaseerde softwareoplossingen, die afhankelijk van uw wensen, kennis en kunde kunnen worden ingezet. Naast software bieden wij u onze kennis en ervaring op dit vlak aan, bijvoorbeeld om uw medewerkers te trainen of te begeleiden in het werken met scriptgebaseerde data-analyse vraagstukken. Tijdrovende, complexe berekeningen die u nu bijvoorbeeld in Excel maakt, kunnen we dan ook samen met u eenvoudig standaardiseren.

U kunt ervoor kiezen om het analysewerk zelf te doen, maar als u dit wenst zijn we graag bereid om onze specialisten beschikbaar te stellen. Tevens beschikken we over een 'business-intelligence-as-a service-model', waarbij u zélf de regie heeft en aan de knoppen draait maar werkt met scripts die door onze experts zijn geschreven. Al onze oplossingen kunnen zowel lokaal als via internet worden aangeboden.

Neem contact op als u geïnteresseerd bent in onze diensten.